KI-Assistenz: Die smarte Lösung für effiziente Arbeitsabläufe

KI-Assistenz: Wie GenAI Ihren Arbeitsalltag revolutioniert

Generative Künstliche Intelligenz (GenAI) repräsentiert eine disruptive Technologie, die in der Lage ist, kontextabhängig zu lernen und darauf basierend neue Inhalte zu generieren. Durch die Verarbeitung großer Datenmengen und die Anwendung fortschrittlicher Algorithmen können GenAI-Modelle maßgeschneiderte Texte, Bilder, Audio- und Videodateien und sogar Programmiercode erstellen. Unternehmen haben die Möglichkeit, diese Modelle gezielt auf ihre individuellen Anforderungen zu trainieren, wodurch sie hochqualitative Ergebnisse erzielen können. 

Stellen Sie sich vor, Sie beginnen Ihren Tag mit einer vollen Aufgabenliste: E-Mails sortieren, Entwürfe für den nächsten Newsletter vorbereiten, eine Agenda für das bevorstehende Meeting erstellen und mehrere Berichte zusammenfassen. Ihre GenAI-Assistenz nimmt Ihnen dabei viele dieser Aufgaben ab. Sie erstellt den ersten Entwurf des Newsletters, schlägt eine strukturierte Agenda vor und fasst die wichtigsten Punkte aus den Berichten prägnant zusammen. So gewinnen Sie wertvolle Zeit, um sich auf die Feinabstimmung und kreative Details zu konzentrieren. 

Durch den Einsatz von GenAI im Arbeitsalltag verkürzt sich die Bearbeitungszeit spürbar, während die Flexibilität steigt. GenAI entlastet Mitarbeitende bei repetitiven Aufgaben, wodurch sie sich stärker auf strategische und innovative Projekte konzentrieren können. Diese smarte Unterstützung hilft dabei, den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig den Fachkräftemangel zu entschärfen. 

KI-Transformation: Mit GenAI gegen den Fachkräftemangel

Unternehmen befinden sich in einem intensiven Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeitende. Dank AI besteht nun keine Notwendigkeit mehr, jede fehlende Nischenkompetenz durch eine neue Festanstellung abzudecken. Stattdessen können Mitarbeitende Aufgaben an eine generative KI übertragen und so entlastet werden. Es ist sinnvoll, dass alle Mitarbeitenden in ihren spezifischen Rollen befähigt werden, Aufgaben an die generative KI abzugeben. Dadurch gewinnen sie wertvolle Zeit, um fehlende Skills im Unternehmen aufzubauen oder sich auf strategische, kreative oder konzeptionelle Aufgaben zu konzentrieren. In manchen Fällen kann die GenAI selbst bestimmte fehlende Kompetenzen abdecken, was zur Effizienzsteigerung des gesamten Unternehmens beiträgt. 

Das bedeutet nicht, dass GenAI mit seinen umfassenden Funktionen wichtige Arbeitsplätze ersetzen wird. Es bedeutet lediglich, dass Sie die vorhandenen Skills Ihrer Mitarbeitenden effizienter nutzen können. Damit schaffen Sie nicht nur einen wichtigen Wettbewerbsvorteil, sondern tragen auch zur Entlastung Ihrer Mitarbeitenden bei. Dadurch können Arbeitsabläufe optimiert und die Zufriedenheit gesteigert werden, was langfristig positive Auswirkungen auf das Unternehmen haben kann. 

Herausforderungen bei der Implementierung einer KI-Assistenz

Unternehmen müssen ins Handeln kommen, um die Vorteile von GenAI vollständig auszuschöpfen. Dabei stehen sie vor folgenden Herausforderungen: 

• Unklarheit über Use Cases: Häufig wissen Unternehmen nicht, welche Use Cases es überhaupt gibt und welche Tools das Potenzial haben, ihren Mitarbeitenden die Arbeit zu erleichtern. 

• Implementierungsschwierigkeiten: Die effektive Implementierung der Anwendungen erschließt sich nicht auf einen Blick und erfordert im ersten Schritt Zeit und Ressourcen. Erst im zweiten Schritt entfaltet GenAI ihr volles Potenzial und hebt Effizienzen, die langfristig zu spürbaren Vorteilen führen. 

• Fehlende Vorbereitung der Mitarbeitenden: Oft versäumen Arbeitgeber:innen es, ihre Mitarbeitenden frühzeitig auf die geplante Verwendung von GenAI vorzubereiten. Dadurch kommt es zu Verzögerungen und auch zu Ablehnungshaltungen, die Umsetzung gelingt nicht auf effiziente Weise. 

• Kostenunsicherheit: Bei der Einführung von GenAI-Lösungen entsteht häufig Unsicherheit darüber, welche Investitionen notwendig sind und wie stark die Produktivität gesteigert werden muss, damit sich die Implementierung langfristig lohnt. 

• Unterschiedliche Kompetenzniveaus der Mitarbeitenden: Die Mitarbeitenden verfügen über unterschiedliche technologische Kenntnisse und Fähigkeiten. Einige Mitarbeitende benötigen Schulungen, um die GenAI effizient nutzen zu können, während andere, die für die Implementierung der Technologie verantwortlich sind, tiefergehende technische Kenntnisse erwerben müssen. Alle auf ihrem jeweiligen Wissensstand abzuholen und entsprechend zu schulen, stellt eine große Herausforderung dar. 

Mehr Effizienz und Produktivität durch KI-Prozessoptimierung: Beispiele und Use Cases

Auch wenn die Implementierung von GenAI mit einigen Herausforderungen verbunden ist, lohnt es sich, diese Hürden zu überwinden. Denn dadurch erschließen Unternehmen das volle Potenzial von GenAI und schaffen eine Arbeitsumgebung, in der innovative Technologien die Mitarbeitenden bei vielen verschiedenen Aufgaben unterstützen kann. 

Zu den einfachsten Aufgaben für eine KI-Assistenz zählen dabei etwa: 

• Bild- und Textgenerierung: GenAI erstellt effizient Bilder für Präsentationen, Marketingmaterialien oder Social Media. Ebenso kann sie Vorlagen für E-Mails, Newsletter und Agenden generieren, die von Mitarbeitenden angepasst und personalisiert werden, was die Planung und den Kommunikationsprozess beschleunigt. 

• Kreatives Storytelling und Reden: GenAI entwickelt fesselnde Geschichten für Vorträge und Präsentationen sowie Reden, die an den Stil und die Bedürfnisse der sprechenden Person angepasst werden, was die Vorbereitung auf öffentliche Auftritte erleichtert. 

Etwas anspruchsvoller für eine KI-Assistenz sind die folgenden Aufgaben: 

• Die inhaltliche Zusammenfassung von Meetings, E-Mails und anderen Texten: GenAI analysiert lange Dokumente und erstellt prägnante Zusammenfassungen. Zudem kann sie Handlungsoptionen vorschlagen, z. B. auf welche E-Mails sofort reagiert werden muss und welche To-Dos aus einem Meeting resultieren. 

• Die Erstellung einer Präsentation aus einer anderen Datei: Inhalte aus Berichten oder Dokumenten können von GenAI extrahiert und in eine ansprechende Präsentation umgewandelt werden. Sie kann zudem Prosa-Texte in PowerPoint-Folien überführen und diese mit aktuellen Informationen aus dem Internet ergänzen. 

• Die Konzepterstellung und Methodenauswahl für Workshops: Bei der Entwicklung von Workshop-Konzepten sowie der Auswahl geeigneter Methoden unterstützt GenAI, um die Effektivität und Zielgerichtetheit sicherzustellen. 

• Die Analyse von Daten in Excel: GenAI kann komplexe Datenanalysen durchführen, Trends identifizieren und hilfreiche Visualisierungen erstellen. Zusätzlich liefert sie Erklärungen zu den Zahlen und schlägt Handlungsoptionen zur Verbesserung vor. 

Auch bei Aufgaben, die weit über die hier genannten hinausgehen, können die Tools hilfreich sein, etwa: 

• Beim Vertonen von Learning Videos: Mithilfe von GenAI lassen sich hochwertige Audioaufnahmen für Lernvideos erstellen, die die Lerninhalte ansprechender und leichter verständlich machen. 

• Beim Entwickeln von Code: GenAI kann Programmierer:innen bei der Entwicklung von Code unterstützen, indem sie Vorschläge macht, Fehler erkennt und Verbesserungen vorschlägt, was die Effizienz in der Softwareentwicklung steigert. 

Daher ist es wichtig, dass Unternehmen und Teams gemeinsam Potenziale und Richtlinien erarbeiten und festhalten, für welche Aufgaben und in welchem Rahmen Mitarbeitende KI-Anwendungen im Arbeitsalltag nutzen können. 

Die Fähigkeiten smarter Assistenz am Beispiel moderner GenAI-Technologien

Smarte Assistenzlösungen wie GenAI können zahlreiche Aufgaben übernehmen, die bei herkömmlicher Arbeitsweise zeitaufwendig und ressourcenintensiv wären. Ob Microsoft M365 Copilot, Gemini, OpenAI oder Eigenentwicklungen – diese Technologien bieten vielseitige Unterstützung, von der Beantwortung von Fragen über die Analyse von Daten bis hin zur Erstellung von Inhalten. Sie fungieren als flexible Assistenz im Arbeitsalltag und passen sich den individuellen Bedürfnissen der Nutzenden an. 

Dank ihrer Fähigkeit, verschiedene Sprachen wie Englisch, Deutsch, Japanisch oder Chinesisch zu verstehen, sowie unterschiedliche Tonalitäten – von formell über informell bis hin zu dramatisch oder humorvoll – zu beherrschen, bieten smarte Assistenzlösungen maßgeschneiderte Unterstützung für verschiedene Situationen. Zudem lassen sich diese Systeme von mehreren Personen gleichzeitig nutzen und in diverse Workflows integrieren. 

Entscheidend ist das optimale Zusammenspiel zwischen Mensch und GenAI, um das volle Potenzial dieser Technologien auszuschöpfen und die besten Ergebnisse zu erzielen. MHP hilft Ihnen dabei, dieses Zusammenspiel zu gestalten – sei es mit etablierten Technologien wie Microsoft M365 Copilot, Gemini, OpenAI oder mit individuellen Entwicklungen, die passgenau auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. 

Wie MHP Unternehmen bei der Einführung und Nutzung von GenAI unterstützt

Unsere Expert:innen haben bereits verschiedene Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen erfolgreich bei der Implementierung von GenAI begleitet. Diese umfangreiche Erfahrung ermöglicht es uns, die spezifischen Anforderungen und individuellen Bedürfnisse jedes Unternehmens genau zu verstehen. Dabei basiert unser Beratungsansatz auf dem Dreiklang aus Organisation, Technologie und Mensch. Welche dieser Dimensionen im Fokus steht, hängt dabei ganz von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden ab. Bei der Implementierung Ihrer KI-Assistenz unterstützen wir Sie von der Planung bis zur erfolgreichen Einführung und begleiten den gesamten Prozess mit individuellen Lösungen.  

Organisation

Um den Einsatz von GenAI in Ihrem Unternehmen optimal zu gestalten, ist eine präzise Strategieentwicklung unerlässlich. Wir unterstützen Sie dabei, die relevanten Anwendungsfälle zu identifizieren und eine solide Basis für die Implementierung zu schaffen. 

• Identifikation von Use Cases: Zunächst werden relevante Anwendungsfälle und Geschäftsmodelle identifiziert, in denen GenAI Potenzial bietet, um Effizienzsteigerungen zu ermöglichen. 

• Strategische Handlungsfelder: Anschließend entwickeln wir strategische Handlungsfelder zur optimalen Nutzung von GenAI. 

• AI-Roadmap: Im nächsten Schritt entwerfen wir eine umfassende AI-Roadmap zur strukturierten Implementierung. 

• Datenstrategie: Außerdem konzipieren wir eine Datenstrategie zur Förderung einer geeigneten Organisationsstruktur. 

Technologie

Die technologische Basis ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von GenAI. Wir stellen sicher, dass die technischen Voraussetzungen geschaffen und Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. 

• Technologische Konzepte: Technologische und sicherheitstechnische Konzepte werden erstellt und implementiert. 

• Infrastruktur: Daraufhin erfolgen die maßgeschneiderte Konzipierung und Implementierung der notwendigen Infrastruktur. 

• GenAI-Modelle: Schließlich entwickeln und integrieren wir individuell passende GenAI-Modelle und -Systeme. 

Mensch

Der Mensch steht im Mittelpunkt jeder erfolgreichen Transformation. Wir unterstützen Ihre Mitarbeitenden dabei, sich mit der neuen Technologie und ihren Funktionen vertraut zu machen und sie effektiv zu nutzen. 

• Schulungen und Enablement-Programme: Wir bieten umfassende Schulungen an, die auf alle Wissenslevel abgestimmt sind, und ergänzen diese durch gezielte Enablement-Programme, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die neue Technologie effektiv nutzen können. 

• Akzeptanzförderung: Wir nehmen die Sorgen und Bedenken der Mitarbeitenden ernst und bauen durch gezielte Maßnahmen Vertrauen im Umgang mit der Technologie auf. 

• Change Management: Im nächsten Schritt begleiten wir das Change Management zur erfolgreichen Transformation. 

• Kooperationsmodell: Abschließend entwickeln wir ein effektives Zusammenarbeitsmodell, das das optimale Zusammenspiel zwischen den GenAI-Lösungen und den Mitarbeitenden sicherstellt. So können Mensch und Technologie harmonisch zusammenarbeiten und die Stärken beider Seiten voll zur Geltung kommen. 

GenAI als smarte KI-Assistenz: Ihre Lösung für Effizienz und Innovation

Lassen Sie sich von MHP dabei unterstützen, diese Transformation erfolgreich zu meistern und die Potenziale von GenAI voll auszuschöpfen. Durch die erfolgreiche Integration von GenAI-Lösungen verschaffen Sie sich in einem zunehmend digitalen Marktumfeld einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Sie steigern Ihre Produktivität und positionieren sich gleichzeitig als moderner und zukunftsorientierter Arbeitgeber. Unser ganzheitlicher Beratungsansatz berücksichtigt dabei gleichermaßen die technologische, organisatorische und menschliche Dimension. 

Wir begleiten Sie nicht nur bei der Implementierung der Technologie, sondern legen besonderen Wert darauf, Ihre Mitarbeitenden auf diesem Weg mitzunehmen, ihre Fähigkeiten zu fördern und Akzeptanz für den Wandel zu schaffen. Vertrauen Sie auf unsere Expertise und sichern Sie sich Ihren Platz an der Spitze des Marktes. 

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