- Success Story
HR Business Services für SANY: Effizient & umsetzungsstark
Vom Dienstleister zum strategischen Partner: Darum setzt der Baumaschinenhersteller SANY auf die HR-Expertise von MHP
Make or buy? Diese Frage stellen sich Unternehmen längst nicht mehr nur im Hinblick auf physische Produktionsmittel. Denn angesichts eines chronischen Fachkräftemangels, knapper interner Ressourcen und permanent steigenden Kostendrucks müssen Unternehmen sehr genau abwägen, inwiefern auch bislang internalisierte Geschäftsprozesse durch externe Dienstleister effizienter abgebildet werden können. Dabei stehen klassischerweise interne Supportfunktionen aus Bereichen wie etwa Accounting, IT oder HR im Mittelpunkt.
Auch der Baumaschinenhersteller SANY hat die Vorteile dieses unter dem Begriff Business Process Outsourcing bekannten Vorgehens erkannt – und in MHP einen starken Partner gefunden.
Business Process Outsourcing (BPO) bezeichnet die Auslagerung von Geschäftsprozessen, die nicht zur Kernkompetenz des Unternehmens gehören, an externe Dienstleister. Dies ermöglicht eine stärkere Fokussierung aufs Kerngeschäft und eröffnet neue Potenziale zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung.
Baumaschinenhersteller SANY
1989 in China gegründet, zählt SANY mittlerweile zu den weltweit führenden Unternehmen seiner Branche.
Die Produktpalette reicht von kleinen Kompaktbaggern bis hin zu großen Kranen, die in Häfen und auf Baustellen auf der ganzen Welt im Einsatz sind.
Auch in Deutschland ist das Unternehmen vertreten: Am Hauptsitz von SANY Europe bei Köln gehen insgesamt 100 Beschäftigte ihrer Arbeit nach.
Too important to fail: Aktive Unterstützung bei HR-Kernprozessen
Wie in jedem Geschäftsbereich gibt es auch in HR Geschäftsprozesse, bei denen ein Ausfall schlicht keine Option ist. Bestes Beispiel: die Entgeltabrechnung. Schließlich können Versäumnisse und Verzögerungen für Unternehmen im schlimmsten Fall arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Trotzdem sind Kernprozesse wie diese in vielen Unternehmen von einzelnen Personen abhängig. Aufgrund mangelnder interner Ressourcen gibt es vielerorts keine internen Backups.
Mit genau diesem Szenario sahen sich auch die HR-Verantwortlichen bei SANY konfrontiert – und installierten ein Team aus MHP-Expert:innen als Backup-Lösung zur Abwicklung der Entgeltabrechnung. Eine Entscheidung, die sich schon bald auszahlen sollte. Denn als die verantwortliche Person bei SANY kurz darauf tatsächlich langfristig ausfiel, konnte unser Team sofort einspringen und den Ausfall mühelos kompensieren.
"Unser Ansatz, bestimmte HR-Funktionen auszulagern, gibt uns die Flexibilität, uns auf die Entwicklung und das Wachstum unserer Kernkompetenzen zu konzentrieren. Dies ist entscheidend, um auf dynamische Marktveränderungen effektiv reagieren zu können."
SANY
Vom Backup zum strategischen Partner
Was als “Feuerwehreinsatz” begann, hat sich zu einer strategischen Partnerschaft entwickelt. Um die Entgeltabrechnung kümmert sich mittlerweile ein Tandem aus MHP-Expert:innen und SANY-Verantwortlichen, was einen optimalen Wissens- und Erfahrungsaustausch ermöglicht. Darüber hinaus suchen unsere Expert:innen permanent nach Möglichkeiten, den Prozess weiter zu optimieren. Checklisten und Ablaufdokumentationen sorgen im ersten Schritt für mehr Transparenz im Prozess und reduzieren so die Abhängigkeit von einzelnen Personen.
Die erfolgreiche Zusammenarbeit bei der Entgeltabrechnung dient als Blaupause für weitere Teilprozesse entlang der H2R-Prozesskette. Dank des engen Vertrauensverhältnisses zwischen SANY und MHP ist eine Ausweitung der Kooperation jederzeit problemlos möglich. Schließlich bietet fast jeder HR-Standardprozess Automatisierungs- und Optimierungspotenzial, etwa durch den Einsatz von KI.
KI & HR: Das Dreamteam für mehr Effizienz
Egal ob bei SANY oder jedem anderen unserer Kunden: Bei der Optimierung von HR-Standardprozessen führt an Künstlicher Intelligenz kein Weg vorbei. Unsere Teams analysieren gemeinsam mit unseren Kunden sehr genau, welche Prozesse die größten Effizienzsteigerungen versprechen und entwickeln entsprechende Business Cases. Das umfasst beispielsweise die komplette Automatisierung einfacher Prozesse mithilfe von RPA (Robotic Process Automation) sowie das Einrichten von Chatbots zur Bearbeitung von rein administrativen und organisatorischen Fragen von Mitarbeitenden.
Wir sind überzeugt: Durch den Einsatz von KI lassen sich rund 15 % aller HR-Fälle vermeiden. Außerdem kann der manuelle Aufwand der verbleibenden HR-Fälle um weitere 15 % verringert werden. Den dadurch entstehenden Freiraum können HR-Verantwortliche für strategische Aufgaben nutzen, wie etwa das Vorantreiben der eigenen Employer Brand oder die Personalentwicklung.
„Wir wollen mit MHP die Automatisierung unserer HR-Prozesse konsequent vorantreiben und unsere Optimierungspotenziale voll ausschöpfen. Wir möchten, dass unsere Fachkräfte sich auf strategische Themen konzentrieren können, anstatt ihre kostbare Zeit mit Standardaufgaben zu verbringen . Dies wird uns helfen, als attraktiver Arbeitgeber in der Baumaschinenindustrie konkurrenzfähig zu bleiben.“
SANY
Mehr Freiraum für strategische Aufgaben – trotz dünner Personaldecke
Durch die Auslagerung von HR-Geschäftsprozessen an MHP profitiert SANY gleich dreifach:
- Der reibungslose Ablauf geschäftskritischer Prozesse wie etwa die Entgeltabrechnung ist nicht länger von einzelnen Personen abhängig und zu 100 % abgesichert.
- Aus der Optimierung und Automatisierung bestehender HR-Prozesse ergeben sich spürbare Effizienz- und Kostenvorteile.
- Das Optimieren und Auslagern von Standardprozessen verschafft der SANY HR neuen Spielraum für wertschöpfende, strategische Projekte. So nutzt SANY die freigewordenen personellen Ressourcen beispielsweise, um neue Führungskräftetrainings zu entwickeln.
„Unserem Business Services Ansatz liegt der Anspruch zugrunde, Kosteneffizienz und nachhaltige Re-Fokussierung auf das Kerngeschäft zu ermöglichen. Die Nutzung von Skaleneffekten, Prozessinnovationen und Prozessautomatisierungen ist die Antwort auf Fachkräftemangel, Kostendruck und Komplexitätszunahme.“
Andreas Richter
MHP | Partner
