Mit KI und Mixed Reality zum Smart Workplace

The Future of Work: Der Smart Workplace

Digital Collaboration beschreibt eine gemeinsame Arbeit an Aufgaben und Projekten mithilfe digitaler Werkzeuge und Plattformen, unabhängig von Zeit und Ort. Ein Digital Workplace bzw. Smart Workplace geht noch einen Schritt weiter. Er bezeichnet eine Arbeitsumgebung, die durch den Einsatz intelligenter Technologien optimiert wird, um Effizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Wesentlicher Bestandteil des Smart Workplace sind vernetzte Geräte, Automatisierungstools und Softwarelösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern und flexible Arbeitsmodelle unterstützen. 

Der Smart Workplace wird häufig auch im Kontext der Future Collaboration diskutiert. Diese umfasst Konzepte und Technologien, die die zukünftige Zusammenarbeit gestalten werden, darunter KI, MR und andere aufkommende Technologien. 

Chancen bei der Einführung eines Smart Workplace

Ein Smart Workplace ist für Unternehmen mit einem hohen Grad an Büro- und Verwaltungstätigkeiten von entscheidender Bedeutung. Zudem besitzen bereits 80 % der Unternehmen die notwendigen Lizenzen und Möglichkeiten zur Realisierung eines Smart Workplace. Die eigentliche Herausforderung liegt daher weniger in der Beschaffung der Digital Workplace Tools, sondern vielmehr in der effektiven Orchestrierung und Strukturierung dieser vorhandenen Ressourcen. Es gilt, diese Infrastruktur und Tools aktiv zu nutzen, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und die digitale Transformation voranzutreiben. 

Weitere wichtige Unternehmensziele, auf die ein Smart Workplace of the Future einzahlt, sind: 

Steigerung der Produktivität und Effizienz 

Smart-Workplace-Technologien unterstützen Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und dabei eine hohe Qualität sicherzustellen. KI bildet dabei ein Bindeglied zwischen Smart Workplace Services und Tools, sodass Sie die im Smart Workplace generierten Daten mithilfe von KI weiterverarbeiten können. Durch den Einsatz von KI am Arbeitsplatz ist es beispielsweise möglich, Prozesse und Aufgaben zu automatisieren, was den Mitarbeitenden mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten gibt. So können Sie mittels KI Texte und Bilder für Ihre Kommunikationsabteilungen generieren, wodurch Sie erhebliche Effizienzgewinne erzielen. Darüber hinaus sind Sie in der Lage, mithilfe von MR Lernprozesse sowie Ihre Produktentwicklung zu verbessern, indem die Technologie eine immersive und interaktive Erfahrung ermöglicht. 

Signifikante Kosteneinsparungen 

Die Kosten für neue Technologien und deren ROI sollten immer ausbalanciert sein. Dafür ist es essenziell, die laufenden Kosten durch einen strategischen Einsatz und eine intelligente Orchestrierung von bereits lizenzierten und im Unternehmen integrierten Technologien zu optimieren. Zusätzlich tragen spezielle Digital Workplace Tools wie virtuelle Prototypen dazu bei, Entwicklungsprozesse zu beschleunigen und somit Zeit und Kosten einzusparen, die für physische Modelle erforderlich wären. Zudem ermöglichen simulationsbasierte Entscheidungen eine schnellere Markteinführung, da Ihr Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren und Produkte effizienter anpassen kann. 

Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung 

Um kompetente Mitarbeitende ans Unternehmen zu binden, ist es wichtig, einen attraktiven Arbeitsplatz zu schaffen. Bewährte Ansätze dazu sind eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation und ein hoher Grad an Flexibilität, unter anderem durch Remote-Arbeitsplätze. So bieten holografische Meetings beispielsweise die Möglichkeit, realistische, ortsunabhängige Interaktionen zu führen, was die Teamarbeit und den Zusammenhalt stärkt. Zudem unterstützt KI im Arbeitsalltag bei der Organisation und dem Management von Projekten, was die Kommunikation und Koordination innerhalb von Teams weiter optimiert. 

Herausforderungen bei der Einführung eines Smart Workplace

Entscheiden sich Unternehmen dafür, einen Smart Workplace of the Future in die Tat umzusetzen, ist dies jedoch oft mit einigen Hürden verbunden: 

Integration und Governance 

Die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme kann eine erhebliche Herausforderung darstellen. Ihr Unternehmen sollte sicherstellen, dass neue Digital Workplace Tools nahtlos in Ihre bestehenden IT-Infrastrukturen eingebunden werden können. Dies erfordert die Entwicklung klarer Prozesse und Governance-Strukturen, um eine reibungslose Implementierung und Nutzung zu gewährleisten. 

Sicherheit und Compliance 

Mit der Einführung eines Smart Workplace steigen auch die Anforderungen an die Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften. Dabei ist es sehr wichtig, stets alle Datenschutzmaßnahmen strikt einzuhalten und sensible Unternehmensdaten zu schützen. Dies setzt eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Sicherheitsstrategien voraus. 

Change Management 

Ein erfolgreicher Übergang zur Future of Work erfordert effektives Change Management. Um das volle Potenzial der neuen Anwendungen auszuschöpfen, sind umfassende und kontinuierliche Schulungsangebote für Mitarbeitende notwendig. Zusätzlich sollten Sie sich stets über neue Technologien informieren, um diese bei Bedarf in Ihre Arbeitsprozesse zu integrieren und somit wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Hoher Administrationsaufwand 

Die Einführung eines Smart Workplace geht zunächst häufig mit einem erhöhten Administrationsaufwand einher. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, robuste Support- und Überwachungsstrukturen aufzubauen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Zudem sollte Ihr Unternehmen zuverlässige Disaster-Recovery-Szenarien ausarbeiten, um auf mögliche Ausfälle oder Sicherheitsvorfälle vorbereitet zu sein. 

State-of-the-Art-Technologien des Smart Workplace of the Future

Ein Smart Workplace setzt auf eine Vielzahl fortschrittlicher Technologien, die zum großen Teil auf KI und MR basieren. Diese Tools verändern die Art und Weise, wie wir arbeiten, kommunizieren und lernen, und bieten eine Vielzahl innovativer Einsatzmöglichkeiten. 

KI-basierte Workplace Tools 

​​KI-Assistenz am Arbeitsplatz zu nutzen, ist ein zentraler Bestandteil der erfolgreichen Realisierung eines Smart Workplace. Grundvoraussetzung dafür ist eine solide Datenbasis, die Sie durch eine effiziente Organisation und Orchestrierung Ihrer Digital Workplace Tools erreichen. Denn Ihre KI-basierten Technologien sind nur so gut, wie die Daten, die diesen zur Verfügung stehen. Hier ein Überblick über gängige Smart Workplace Tools und deren Einsatzmöglichkeiten in der Praxis: 

• Microsoft 365 Copilot: Die intelligente Copilot-Funktion von Microsoft unterstützt Sie in Word bei der Erstellung von Textvorlagen, liefert Korrekturvorschläge und hilft Ihnen bei der Finalisierung von Texten. In Excel ermöglicht sie Ihnen, Datenanalysen durchzuführen und Ergebnisse in Sekundenschnelle zu visualisieren. Zudem vereinfacht der Copilot die Arbeit in Outlook, indem er E-Mails zusammenfasst, Antwortvorschläge erstellt und Ihr Postfach managt. Darüber hinaus ist das Tool in der Lage, Präsentationsinhalte in Teams zusammenzufassen, Knowledge Management zu ermöglichen und Ihnen nächste Schritte basierend auf dem Stimmungsbild vorzuschlagen. Außerdem lassen sich mithilfe des Copilots gezielte, fachbereichsspezifische Use Cases realisieren, wie beispielsweise eine automatisierte Dokumentenklassifizierung oder eine Erstanalyse von Verträgen im Bereich Legal.  
• Duet AI: Das Google Workspace Tool kann Bilder aus Texten generieren und Ihre Daten in Google Sheets analysieren. Darüber hinaus unterstützt es Sie beim Verfassen von Dokumenten in Google Docs, inklusive Vorschlägen und Korrekturen. 
• Zoom AI: Alle Unternehmen, die Zoom als bevorzugte Plattform für Videocalls nutzen, sind dank der Zoom AI in der Lage, automatische Meeting-Zusammenfassungen zu erstellen. Zudem bietet es die Funktion, kontextuelle Nachrichten zu verfassen. 
• Slack GPT: Verwendet Ihr Unternehmen Slack als Messenger, können Sie die KI Slack GPT im Arbeitsalltag dazu nutzen, Ihre Texte direkt im Chat zu kürzen, stilistisch anzupassen und zu erweitern. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die ​​KI im Kundenservice einzusetzen, um personalisierte Kundeninteraktionen und vorformulierte Antworten zu erstellen. Zu diesem Zweck gibt es eine spezielle Einstein-GPT-App, die Salesforce’ generative KI nutzt. 
• Microsoft Fabrics: Die Funktionen dieses Digital Workplace Tools basieren auf dem Azure OpenAI Service und umfassen beispielsweise die automatische Generierung personalisierter und empathischer Antworten auf Kundenanfragen. Zudem können Sie die Softwarelösung zur Content-Erstellung in Bereichen wie Marketing, Bildung oder Unterhaltung nutzen. Darüber hinaus ermöglicht das Tool im Rahmen einer Sentiment-Analyse, die Stimmung oder Meinung eines Textes zu erkennen. 

MR-basierte Workplace Tools 

Augmented Reality (AR) ist eine Technologie, die die reale Welt durch digitale Inhalte, die über Geräte wie Smartphones oder spezielle Brillen angezeigt werden, erweitert. Im Gegensatz dazu erzeugt die Virtual Reality (VR) eine komplett virtuelle Umgebung, die Nutzer:innen mit Headsets und Controllern erleben, als wären sie dort. 

Mixed Reality hingegen kombiniert Elemente der realen und der virtuellen Welt und bietet dadurch immersive Erlebnisse, die weit über die Möglichkeiten von AR und VR hinausgehen. Dabei setzt MR auf Head-Mounted-Devices (HDM), wie die Apple Vision Pro, Microsoft HoloLens oder AI Pin von Humane, um interaktive 3D-Umgebungen zu schaffen, in denen physische und digitale Elemente koexistieren und interagieren können. 

Mögliche Use Cases für MR im Smart Workplace sind: 

• Mitarbeiterbefähigung: MR ermöglicht die holografische Visualisierung komplexer Konzepte, was besonders nützlich für die Schulung von Mitarbeitenden und die praxisnahe Simulation von Szenarien ist. Solche immersiven Schulungen können die Lernkurve verkürzen und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden stärken. 
• Kundenbindung: Durch immersives Storytelling können Unternehmen tiefgreifende und interaktive Geschichten schaffen, die Kunden stärker involvieren und binden. Darüber hinaus ermöglichen personalisierte Entertainment-Erlebnisse, Inhalte basierend auf den Präferenzen der Nutzer:innen anzupassen und damit die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. 
• Fahrzeugentwicklung: Sie können MR-Technologien nutzen, um virtuelle 3D-Prototypen von Fahrzeugmodellen zu erstellen und diese in Echtzeit zu testen und zu modifizieren. Dies reduziert Ihre Entwicklungszeiten und -kosten erheblich und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit der Designprozesse. 
• Kommunikation: Holografische Meetings bieten eine völlig neue Dimension der Fernkommunikation, indem sie realistische, dreidimensionale Begegnungen ermöglichen, die weit über herkömmliche Videokonferenzen hinausgehen. 

So unterstützt MHP Ihr Unternehmen bei der Realisierung eines Smart Workplace

Mit unserer jahrelangen Erfahrung im Bereich Smart Workplace unterstützen wir von MHP Sie dabei, ein umfassendes Ökosystem digitaler Services in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Dank unseres umfassenden End-to-End-Konzepts bieten wir alle notwendigen Schritte aus einer Hand, um Ihren Mitarbeitenden zu ermöglichen, ihre täglichen Aufgaben mit höchster Effizienz zu bewältigen. 

• Analyse des Ist-Zustands 
• Planung und Strategieentwicklung 
• Einführung der Technologien 
• Change Management 
• Support und Weiterentwicklung 

Dazu analysieren wir zunächst die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens sowie Ihre aktuellen Arbeitsprozesse, technischen Infrastrukturen und potenzielle Schwachstellen. Basierend darauf entwickeln unsere MHP-Expert:innen eine maßgeschneiderte Roadmap, die darauf abzielt, eine sichere, leistungsfähige und zukunftsorientierte Arbeitsumgebung zu schaffen. In der Implementierungsphase unterstützen wir Sie anschließend schrittweise dabei, Technologien einzuführen, die Ihre Effizienz, den Business Value und ROI steigern. Im Rahmen eines umfangreichen Change Management helfen wir Ihnen zudem, Ihre Mitarbeitenden zu schulen und Ihre Arbeitsprozesse so umzustellen, dass Sie die Technologien optimal nutzen können. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch nach der Implementierung beratend zur Seite, um Ihre Smart Workplace Lösungen bei Bedarf an neue Rahmenbedingungen anzupassen und weiterzuentwickeln. 

Fazit: Mit MHPs Unterstützung zum digitalen Arbeitsplatz der Zukunft

Ein Smart Workplace ist heute unerlässlich, um auf den digitalen Wandel und technologischen Fortschritt zu reagieren, der die Arbeitswelt maßgeblich verändert hat. Grundlage dafür ist ein gut orchestrierter digitaler Arbeitsplatz, der intelligente Technologien wie KI und MR nutzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und so direkte Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne zu erzielen.  

Die Zukunft des Arbeitsplatzes wird zunehmend von solchen Technologien geprägt sein. Unternehmen, die diese Trends frühzeitig nutzen, sichern sich eine bessere Position am Markt und sind für zukünftige Herausforderungen gerüstet. MHP steht Ihnen bei diesem Schritt als erfahrener Partner zur Seite, um den Wandel zu einem Smart Workplace erfolgreich zu meistern. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Vorteile eines Smart Workplace zu erfahren und Ihre digitale Transformation voranzutreiben.