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- Veröffentlicht am: 06.03.2024
- 9:15 mins
IT-Steuerung: Mehr Transparenz im IT-Bereich dank TBM
Die IT-Welt hat in den letzten zwei Jahrzehnten eine rasante Entwicklung durchlaufen: Im Jahr 2005 haben Unternehmen weltweit 2.648 Milliarden US-Dollar in ihre IT-Abteilungen investiert – 2022 waren es bereits 4.402 Milliarden US-Dollar. Laut Prognosen sollen die weltweiten IT-Ausgaben in 2024 voraussichtlich auf 5.044 Milliarden US-Dollar ansteigen, wovon schätzungsweise 1,1 Billionen allein von in Europa ansässigen Unternehmen ausgegeben werden.
Mit zunehmenden IT-Investitionen wächst auch die Bedeutung einer leistungsstarken IT-Steuerung. Höhere Budgets erfordern eine präzise Verwaltung, um die Übersicht über die Kosten zu bewahren. Hier setzt das Technology Business Management (TBM) an: Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre IT-Ausgaben nicht nur transparent zu erfassen, sondern auch effizient und wertorientiert zu steuern. Durch TBM wird Ihre IT-Steuerung zu einem strategischen Instrument, das Ihnen ermöglicht, den Wert jeder Investition zu maximieren.
Herausforderungen bei der Umsetzung einer ganzheitlichen IT-Steuerung
Viele Unternehmen stehen vor Herausforderungen in der IT-Steuerung, insbesondere durch mangelnde Kostentransparenz und unklare Applikationslandschaften. Häufig fehlt es an einer Verknüpfung zwischen Geschäftsanforderungen und der IT-Strategie. Dies erschwert es, die Arbeitsbelastung der IT-Mitarbeitenden und die Verfügbarkeit von Ressourcen klar zu erfassen. Ein weiteres Hindernis ist die fehlende bereichsübergreifende Zusammenarbeit, die zu weiterer Intransparenz führt. Es bedarf einer strategischen Neuausrichtung, um diese Barrieren zu überwinden und eine ganzheitliche, effektive IT-Steuerung zu ermöglichen.
Die Implementierung einer ganzheitlichen IT-Steuerung erfordert weitreichende Veränderungen. Es ist essentiell, dass IT-Abteilungen nicht mehr nur technologie-, sondern auch geschäftsorientiert denken. Dieser Wandel bedingt die Anpassung von Prozessen, die Durchführung zielgerichteter Schulungen und die Umgestaltung der Unternehmenskultur. Eine solche Transformation stellt für Organisationen häufig eine Herausforderung dar, welche sie jedoch nicht allein bewältigen müssen. Hier bietet sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner an, der Sie nicht nur in der transparenten Darstellung der IT-Kosten mittels TBM unterstützt, sondern Sie auch konsequent bei dem damit einhergehenden Transformationsprozess begleitet.
Ganzheitliche IT-Steuerung mit der Implementierung von TBM
Um eine sinnvolle IT-Steuerung zu ermöglichen, sind Transparenz und Durchgängigkeit nötig. Das gelingt am nachhaltigsten mit TBM.
Transparenz als Grundlage
Die Bedeutung des IT-Controllings korreliert direkt mit dem prozentualen Anteil, den die IT-Kosten am Gesamtbudget eines Unternehmens ausmachen. Es ist von entscheidender Bedeutung, sämtliche Aufgaben, Prozesse, Ressourcen und Lösungen kontinuierlich zu überwachen und zu überprüfen, um potenzielle Schwachstellen zu erkennen und Optimierungen zu realisieren, die die Gesamtkosten der IT senken können.
Jedoch stehen herkömmliche Methoden des IT-Controllings vor mehreren Herausforderungen. Die Problematik beginnt bereits bei der Verwendung einer Vielzahl von Tools, die häufig nur bedingt kompatibel sind. Um Daten abzugleichen, sind die Mitarbeitenden gezwungen, zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, was nicht nur anfällig für Fehler ist, sondern auch zu einer Diskrepanz in der Datenqualität führt. Selbst Expert:innen haben aufgrund dieser fragmentierten Vorgehensweise Schwierigkeiten, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Rolle von Technology Business Management in der IT-Steuerung
TBM umfasst alle Methoden und Maßnahmen, die eine ganzheitliche Sicht auf Kosten und Nutzen der IT ermöglichen. Das TBM ermöglicht:
- Transparenz, Planung, Abrechnung, Benchmarking und Optimierung der Technologieinvestitionen,
- aussagekräftige Ergebnisse des Finanzmanagements, der Cloud-Transformation und der digitalen Innovation,
- den sinnvollen Vergleich von Investitionen in Technologie mit ihrem tatsächlichen Geschäftswert,
- die angemessene und standardisierte Kostenzuweisung entsprechend der Nutzung.
Insgesamt handelt es sich also um eine Disziplin, die die Geschäftsergebnisse verbessert: Sie eröffnet Unternehmen eine konsistente Möglichkeit, Technologieinvestitionen in Geschäftswert umzusetzen.
Manage IT like a Business: Die Vorteile von TBM
Eine effektive IT-Steuerung ist eine grundlegende Variable für den Erfolg eines Unternehmens und erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise. TBM bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Chancen und Vorteile, darunter:
- Erhöhte Transparenz in IT-Ausgaben: TBM ermöglicht eine detaillierte Übersicht und Kontrolle über die IT-Kosten, was zu einer effizienteren Budgetverwaltung führt.
- Strategische Entscheidungsfindung: Durch die Verbesserung der Unternehmensarchitektur und des Portfoliomanagements unterstützt TBM fundierte, strategische Entscheidungen.
- Positionierung der IT als strategischer Partner: TBM trägt dazu bei, dass die IT-Abteilung über ihre Rolle als Kostenzentrum hinauswächst und als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie anerkannt wird.
- Abbau von Wissensbarrieren: Durch verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen IT und anderen Unternehmensbereichen fördert TBM den Abbau von Wissenssilos.
- Ausrichtung der IT an Geschäftszielen: TBM stellt sicher, dass IT-Aktivitäten und -Investitionen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, was die Gesamteffektivität steigert.
- Optimierte Umsetzung von IT-Strategien: Durch einen klaren Überblick über Ressourcen und Kapazitäten erleichtert TBM die Umsetzung und Anpassung von IT-Strategien.
- Mehr Vertrauen in den IT-Bereich: Die transparente Darstellung der IT-Ausgaben durch TBM schafft ein erhöhtes Vertrauensniveau bei Stakeholdern und Führungskräften hinsichtlich der Effizienz und Effektivität des IT-Bereichs.
Wie Sie Ihr IT-Controlling durch die Umsetzung von TBM optimieren
Die erfolgreiche Umsetzung von TBM zur Verbesserung der IT-Steuerung erfordert eine integrierte Herangehensweise, die verschiedene Schlüsselbereiche wie IT Financial Management (ITFM), Enterprise Architecture, strategisches Portfoliomanagement, Enterprise Agility und Change Management umfasst.
Dafür benötigt es eine effektive und transparente Kommunikation zwischen diesen Bereichen, um die erforderlichen Informationen für die IT-Steuerung zu erhalten. Dabei priorisiert das strategische Portfoliomanagement Projekte entsprechend der Unternehmensstrategie, während Enterprise Agile Planning (EAP) eine flexible Umsetzung gewährleistet und das ITFM die Budgeteinhaltung überwacht.
Durch diese Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass finanzielle Ressourcen effizient für strategiekonforme IT-Initiativen eingesetzt werden.
Projekt- und Architektur-Management
Das Enterprise Architecture Management (EAM) fokussiert sich auf die optimale Integration von Geschäftsprozessen und IT-Systemen, um die Effizienz und Agilität eines Unternehmens zu steigern. Die Capability Map repräsentiert dabei die Gesamtheit von Organisation, Prozessen, Informationen und Ressourcen. Ihre Erstellung erfolgt unter Beachtung strikter Regeln für Datensammlung, -analyse und -schutz, die durch Data Governance gewährleistet werden.
Für die geplante Implementierung des TBM ist eine eingehende Analyse der Ist- und Soll-Situation entscheidend: Wo steht das Unternehmen aktuell und welche Ziele sollen erreicht werden? Die Wahl zwischen einem kompletten Neuanfang (Greenfield-Ansatz) oder dem Aufbau auf bestehenden Prozessen und Strukturen (Brownfield-Ansatz) erfordert eine sorgfältige Evaluierung. Hierfür sollten Sie spezifische Use Cases definieren und sorgfältig prüfen, welche Vorgehensweise im Kontext Ihres Unternehmens die effektivere Umsetzung von TBM gewährleistet.
Bee360: Lösung für ganzheitliche IT-Steuerung
Bee360 bietet CIOs eine ganzheitliche Lösung zur Stärkung der Zusammenarbeit zwischen IT und Geschäftsbereichen. Das Tool fungiert als strategisches Werkzeug, um die Ausrichtung der IT-Abteilung auf die Unternehmensziele und -strategien zu gewährleisten. Mit Fokus auf sämtliche Unternehmensbereiche – von der Unternehmensarchitektur über das Finanzcontrolling bis hin zur Forschung und Entwicklung – ermöglicht Bee360 ein präzises Anforderungsmanagement für die IT.
Durch die Identifizierung von Ist- und Soll-Zuständen sowie eine maßgeschneiderte Anpassung des Tools unterstützt Bee360 Unternehmen bei der gezielten Ausrichtung auf ihre individuellen Bedürfnisse. Besonders hervorzuheben ist die Bedeutung der Schnittstellenanalyse und -ergänzung innerhalb dieser Plattform, da sie eine nahtlose Integration und Interaktion zwischen den unterschiedlichen Bereichen sicherstellt.
Schulungen und Lernressourcen zu Bee360
Unternehmen, die Bee360 implementieren, erhalten neben der Plattform auch spezifische Schulungen für die Nutzung des Tools sowie allgemeine Schulungen, die auf die Methodiken der einzelnen Geschäftsbereiche eingehen. Eine umfassende Dokumentation, bestehend aus Handbüchern und Business Process Model and Notation (BPMN), ermöglicht eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung. Zudem können Sie über Bee360 Rollen und Berechtigungen festlegen, um die Konfiguration der verschiedenen Unternehmensbereiche gezielt zu steuern.
Go-live & Roll-out
Die Implementierung des Tools kann je nach Unternehmensgröße entweder schrittweise oder für alle Mitarbeitenden zeitgleich erfolgen. Oftmals entscheiden sich Unternehmen zunächst für Testphasen, in denen das Tool in einer spezifischen Niederlassung oder Abteilung eingeführt wird. Dies ermöglicht die Durchführung der ersten Arbeitsabläufe in kleinerem Rahmen und bietet die Möglichkeit, iterative Anpassungen vor einem umfassenden Roll-out vorzunehmen.
Kontinuierliche Verbesserungen
Nach der Implementierung eines neuen Systems erfolgt die Hypercare-Phase, welche sicherstellen soll, dass sämtliche Funktionen gemäß den Erwartungen operieren: Während dieser Phase stehen den Mitarbeitenden stets Ansprechpartner:innen zur Verfügung, um etwaige Probleme zu lösen, während die Systemfunktionalitäten genau überwacht werden. Eine Automatisierung der Schnittstellen zwischen den einzelnen Bereichen ermöglicht einen reibungslosen Zugang zu Informationen und gewährleistet eine verbesserte Transparenz. Darüber hinaus können während dieser Phase weitere Ansätze für Leistungsoptimierungen identifiziert werden, die betriebliche Abläufe straffen und somit die Kosteneffizienz steigern.
Anwendung der Bee360-Prinzipien
Unter Anwendung der Bee360-Prinzipien wird während des kompletten Projektverlaufs ein umfassender Management-Ansatz verfolgt, der auf ganzheitlichem Handeln, gezielter Führung der Beteiligten und einer dynamischen, schnellen Ausführung basiert. Bee360 legt dabei besonderen Wert auf Transparenz im Prozess und fördert eine dezentrale Entscheidungsfindung. Ein datenorientierter Ansatz bildet die Grundlage, um relevante Informationen effektiv zu nutzen und ermöglicht damit fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen.
Profitieren Sie von den Vorteilen einer Zusammenarbeit mit MHP
Die zertifizierten und erfahrenen Expert:innen von MHP begleiten Kunden bei der Transformation ihrer IT-Steuerung. Die angebotenen Coachings ermöglichen Unternehmen, ein eigenes CIO-Office zu etablieren. Als Bee360-Partner nutzt MHP sämtliche Vorteile der Plattform, um die Interessen der Kunden optimal zu unterstützen. Unsere Expertise erstreckt sich über digitale Services, Datenanalyse, Datensicherheit, Softwareentwicklung und Systemintegration. Zu den Tätigkeitsfeldern gehören Digital Transformation sowie umfassende CIO-Beratung. Es stehen eine Vielzahl von Maßnahmen bereit, um den Wert Ihrer IT-Landschaft präzise abzubilden. Profitieren Sie von unserer Expertise und lassen Sie sich beraten.
IT-Trends: Die Zukunft von TBM und IT-Controlling
Immer mehr Unternehmen rücken TBM in den Fokus, um den wachsenden Anforderungen in komplexen Unternehmensabläufen gerecht zu werden. Ein bedeutender Trend im Bereich TBM ist die vermehrte Nutzung von KI und Automatisierung für die Erfassung und Analyse von Daten. Diese Entwicklung ermöglicht IT-Führungskräften eine präzise Kontrolle der Auswirkungen von Technologieinvestitionen, datengesteuerte Entscheidungsfindung und die Identifizierung von Kosteneinsparungspotenzialen. Zudem wird TBM häufig in Frameworks wie Information Technology Infrastructure Library integriert, um eine umfassende IT-Managementstrategie zu entwickeln und IT-Steuerung auf höchstem Niveau zu gewährleisten.
Fazit: IT-Steuerung im Wandel – TBM als Wegbereiter für Effizienz und Transparenz
In einer Zeit, in der die IT-Entwicklung rasant voranschreitet, gewinnt eine effektive IT-Steuerung zunehmend an Bedeutung. TBM bietet die Möglichkeit einer transparenten und wertorientierten Verwaltung von IT-Investitionen. Selbst vor dem Hintergrund von Herausforderungen wie Kostentransparenz und komplexen IT-Strukturen eröffnet TBM Möglichkeiten zur Optimierung. In diesem Kontext stellt Bee360, unterstützt von MHP, eine wegweisende Lösung dar, welche die Zusammenarbeit zwischen IT und anderen Unternehmensbereichen fördert und eine ganzheitliche Steuerung ermöglicht. Als Ihr Partner auf dem Weg der digitalen Transformation steht Ihnen MHP zur Seite. Nehmen Sie Kontakt auf und nutzen Sie die Gelegenheit, aktiv die Zukunft Ihrer IT-Steuerung zu gestalten.
FAQ – IT-Steuerung
TBM ermöglicht die Identifizierung von Kostenfaktoren, die Optimierung von Prozessen und eine frühzeitige Korrektur, wenn Projekte Gefahr laufen, ihre Ziele zu verfehlen. Zudem verbessert es die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen.
Durch die Implementierung von Schnittstellen zwischen den Unternehmensbereichen wird der Informationsaustausch erleichtert und gefördert, was die Identifizierung von Potenzialen zur Vereinfachung und Verbesserung erleichtert.
Möglicherweise besteht Widerstand einiger Mitarbeitender gegen die Einführung eines neuen Systems. Dieses Problem lässt sich jedoch durch angemessene Schulungen, die individuelle Wissensstände berücksichtigen, und durch eine gründliche Betreuung während der Hypercare-Phase leicht lösen.
Erfahrene Expert:innen passen das System entsprechend iterativ an, bieten umfassende Erklärungen zu den erforderlichen Maßnahmen und bieten spezifische Schulungen für die Mitarbeitenden an.
