- Success Story
Einkaufshelden
Change-Management für die Digitalisierung des Einkaufs
Befähigung weltweiter Rollouts durch ganzheitliches Kommunikations- und Enablingkonzept
E-Procurement gehört schon seit Langem zu den Topthemen in der Digitalisierung. Manuelle, ineffiziente Prozesse durch digitale Tools zu ersetzen, birgt großes Einsparpotential und schafft Kapazitäten. Das hat auch die KION Group erkannt und startete 2019 mit einer umfangreichen e-Procurement & Digitalisierungsinitiative für das Einkaufs- und Lieferantenmanagement.
Die KION Group ist ein weltweit führender Intralogistikanbieter für Supply-Chain-Lösungen mit mehr als 40.000 Angestellten in über 100 Ländern. Zu den bekannten Marken von KION zählen unter anderem STILL, Linde Material Handling und Dematic. Damit ist die KION Group Marktführer für Gabelstapler und Lagertechnikgeräte in Europa sowie weltweit größter Anbieter für integrierte und automatisierte Supply-Chain-Lösungen.
Projektstart "KION e-buy"
Den Auftakt der KION e-Procurement & Digitalisierungsinitiative machte die neue digitale Bestellplattform „KION e-buy“, mit der Mitarbeiter:innen einfach, sicher und schnell direkt beim Lieferanten bestellen können. Die neue zentrale Plattform für die Beschaffung von indirektem Material, wie etwa Werkzeug, Verbrauchsmaterial oder auch einfache Dienstleistungen, ersetzt zeitintensive, analoge Prozesse durch ein einheitliches Content-Management-System des Einkaufs und integriert interne Prozesse, wie Budgetprüfungen und Freigaben in einem Tool.
Essenziell für den Rollout digitaler Lösungen: ein strategisches Change-, Kommunikations- und Enablingkonzept, inklusive Umsetzung, bei dem die Nutzer:innen stets im Fokus stehen. Mit MHP hat KION hierfür einen kompetenten Partner gefunden, der bereits seit 2019 bei der Organisation und Planung der weltweiten Rollouts unterstützt und vor allem als Experte für Kommunikations- und Enablingstrategien das Projekt begleitet.
Eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie von Beginn an
Frühzeitige Kommunikation ist insbesondere für den Erfolg von Projekten von zentraler Bedeutung. So wurde MHP bereits bei der Pilotimplementierung der digitalen Bestellplattform „KION e-buy“ bei der STILL GmbH in Hamburg mit der Entwicklung einer Kommunikationsstrategie beauftragt.
Diese orientiert sich an den entsprechenden Stakeholdern und enthält konkrete Storylines sowie Key-Messages für die Kommunikation auf drei organisatorischen Ebenen:
- Der Mehrwert des Projektes in Bezug auf die KION-Strategie (Zielgruppe: Management)
- Ganzheitliche Verbesserungen und Potentiale in Bezug auf Procurement & Business (Zielgruppe: Einkauf, Buchhaltung, Anforderer)
- Das berühmte „What’s in it for me“ für den einzelnen User der neuen Plattform
Herzstück der Kommunikation ist die übergreifende Change-Story
Diese wurde mit Hilfe von Business-Storytelling und einem Storyboard speziell für KION entwickelt. Fiktive Helden aus dem Einkauf und dem Business von KION schildern in einem Comic ihre Wünsche, Herausforderungen und die Auswirkungen der aktuellen Arbeitssituation auf ihren Alltag und erleben, wie „KION e-buy“ diesen erleichtert.
Darüber hinaus entwickelte MHP begleitende Maßnahmen wie Postkarten, Sticker und Poster, welche zum geplanten Go-live-Datum verteilt werden sollten. Zur Hebung von Skaleneffekten wurden die konzipierten Maßnahmen so ausgestaltet, dass sie auch für den Rollout in weiteren Regionen der KION Group verwendet werden können.
Der Mensch im Mittelpunkt
Neben der Kommunikation während des Rollouts spielt die Befähigung der Anwender:innen eine ebenso zentrale Rolle. Wichtige Bausteine der MHP-Enablingstrategie sind deshalb zielgruppenspezifische Befähigungsmaßnahmen, um den Übergang von papierbasierten Bestellprozessen zu einer digitalen Lösung allen Nutzer:innen so leicht wie möglich zu machen. Die frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder hatte für MHP von Beginn an oberste Priorität. Das Enablingkonzept wurde analog zum Kommunikationskonzept so ausgestaltet, dass es auch für künftige Rollouts der Plattform verwendet werden kann.
Durch Verprobung der Enablingmaßnahmen mit ausgewählten Vertreter:innen der entsprechenden Zielgruppe wurde sichergestellt, dass die konzipierten Maßnahmen den avisierten Befähigungszweck erfüllen. Das zweistufige Vorgehen von Entwicklung und Validierung durch die enge Abstimmung mit den Projektmitgliedern brachte den Vorteil eines zukunftsorientierten Enablingkonzepts mit einem breit aufgestellten Maßnahmenkatalog. Dieser umfasste Schulungsunterlagen mit FAQs, ein ausführliches Handbuch und Erklärvideos mit abgefilmten Klicksequenzen, in denen die bereits aus der Change-Story bekannten Held:innen durch spezifische Anwendungsfälle führten. Zusätzlich plante MHP eine Trainingswoche mit Pilotnutzer:innen am Standort in Hamburg.
Hürden meistern trotz Pandemie: Der Go-live
Die Coronapandemie und die damit einhergehenden Konsequenzen ließen die Strategie ins Stocken geraten und machten Onsite-Termine und -Events plötzlich unmöglich. Das Team musste sich daher schnell den neuen, herausfordernden Umständen anpassen: Flyer und Postkarten wurden nicht, wie ursprünglich geplant, ausgehändigt, sondern als virtuelle Version digital versendet. Anstatt Sticker zu verteilen, designte MHP entsprechende GIFs. Innerhalb von nur zwei Wochen wurde das komplette Trainingskonzept überarbeitet und die ursprünglich geplanten Onsite-Trainings auf Remote-Sessions via Microsoft Teams umgestellt. Zudem entwickelte MHP ein Remote-Support-Konzept mit virtuellen Q&A-Sessions, um die Nutzer:innen auch nach dem Go-live bestmöglich zu unterstützen und für Fragen zur Seite zu stehen. Allen widrigen Umständen zum Trotz konnte der geplante Go-live-Termin eingehalten und das Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen werden.
Ende 2021 ging die gemeinsame Reise dann in die nächste Etappe: KION beauftragte MHP erneut, um den internationalen markenübergreifenden Rollout von „KION e-buy“ durchzuführen.
Auf der Überholspur: parallele Rollouts der Tools „KION e-buy“ und „KION e-source“
Aufgrund der partnerschaftlichen und vertrauensvollen Zusammenarbeit wurde MHP zusätzlich für den internationalen und markenübergreifenden Rollout des neuen Lieferantenportals „KION e-source“ beauftragt. Hierbei handelt es sich um einen weiteren zentralen Baustein der KION e-Procurement-Initiative, welcher die Zusammenarbeit zwischen KION und den Lieferanten nachhaltig und zukunftsorientiert verbessert. Die neue Lösung zentralisiert das Lieferantenmanagement und ermöglicht eine hocheffiziente Bearbeitung von Anfragen und Vergaben.
Da „KION e-source“ sowohl von internen als auch externen Stakeholdern genutzt wird, musste das Kommunikations- und Enablingkonzept differenzierter als zuvor beim Rollout von „KION e-buy“ sein. Wie bereits bei „KION e-buy“ setzte man für die internen Anwender:innen auf Remote-Tool-Trainings. Für das Onboarding der externen Nutzer:innen wurden alle Lieferanten der Regionen EMEA zu einer Lieferanteninformationsveranstaltung eingeladen, um „KION e-source“ und seine Vorteile kennenzulernen. Zudem erstellte MHP eine dezidierte Landingpage auf der Website der KION Group, um weitere Informationen und Schulungsmaterialien zur Verfügung stellen zu können und so die Lieferanten bestmöglich auf die Umstellung vorzubereiten.
KION und MHP setzen ihre Erfolgsgeschichte fort
Trotz vielfältiger Herausforderungen und paralleler Rollouts mit jeweils unterschiedlichen Stakeholdern stellt sich die Zusammenarbeit als einzigartige Erfolgsgeschichte heraus, an der KION und MHP gemeinsam wachsen.
Aktuell verhandeln MHP und KION über die Fortsetzung der erfolgreichen Zusammenarbeit bei den kommenden Rollouts in Nordamerika und Europa, unter anderem auch auf Grundlage eines neuen Web-based Trainings und noch dezidierteren Kommunikationsmaßnahmen.
„Vielen Dank für die großartige Unterstützung beim Change-Management und die professionelle Kommunikationsarbeit, die uns bei unserem Projekt zur Digitalisierung des Einkaufs sehr geholfen hat.“
Jens Brethauer
Vice President e-Procurement & Digitalization, KION
