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Zukunfts­orientierte Gestaltung der Employee Experience bei Tchibo

Wie Tchibo mit dem Digitalen Arbeits­platz die Mitarbeiterzufriedenheit steigert

In der digital geprägten Geschäftswelt von heute ist die Fähigkeit, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen, entscheidend.

Die Tchibo GmbH, bekannt für ihr hochwertiges Kaffeeangebot und vielfältiges Lifestyle-Produktsortiment, hat sich längst als dynamisches Handelsunternehmen etabliert, wobei Qualität und Kundennähe immer im Mittelpunkt stehen.

Doch nicht nur die Kundschaft, sondern auch die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeitenden ist Tchibo ein wichtiges Anliegen. Mit der SAP SuccessFactors Work Zone hat das Unternehmen die ursprünglich vielschichtige HR-Systemlandschaft transformiert, um einen harmonischen Experience Layer sowie ein stimmiges Look-and-Feel für das Team zu schaffen. Die SAP SuccessFactors Work Zone bündelt einzelne Systeme im Personalbereich und spielt eine zentrale Rolle bei der Erschaffung eines Digitalen Arbeitsplatzes, der Mitarbeitende motiviert und unterstützt.

Was steckt hinter der SAP SuccessFactors Work Zone?
Die SAP SuccessFactors Work Zone ist eine innovative Plattform von SAP, die es Unternehmen ermöglicht, verschiedene Anwendungen, Daten und Inhalte an einem zentralen Ort zu vereinen. Sie dient als digitales Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende nahtlos zusammenarbeiten, Informationen teilen und Geschäftsprozesse effizienter gestalten können. Darüber hinaus unterstützt die SAP SuccessFactors Work Zone die Prozessautomatisierung, indem sie intelligente Workflows ermöglicht, die repetitive Aufgaben reduzieren und so die Effizienz und Produktivität im Unternehmen steigern.

Entdecken Sie in dieser Success Story mehr über die gemeinsame Umsetzung des Digitalen Arbeitsplatzes durch MHP und Tchibo – und darüber, wie Tchibo mit dieser Transformation in der eigenen Systemlandschaft den Customer Adoption Excellence Award von SAP gewonnen hat.

Von Herausforderungen zu Lösungen: Tchibos Weg zur vereinheitlichten Arbeitsumgebung

Die heterogene Systemlandschaft im HR-Bereich von Tchibo, welche mehrere Tools zur Personalverwaltung umfasst, sorgte in der Vergangenheit für Barrieren bei der Nutzung verschiedener Systeme für Arbeitnehmende. Unterschiedliche Zugänge und das Fehlen einer zentralen Anlaufstelle für HR-relevante Informationen, Applikationen und Aufgaben sorgten dafür, dass Mitarbeitende den Überblick verloren und ein einheitlicher Experience Layer fehlte.

Tchibo setzte sich daher zum Ziel, eine zentrale Anlaufstelle für den Zugriff auf HR-relevante Informations- und Verwaltungskanäle zu schaffen – zum Beispiel zur Pflege der eigenen Mitarbeiterdaten oder für Lohnnachweise und Entgeltbelege. Nach längerer Auseinandersetzung mit der Thematik und Prüfung verschiedener Lösungen fiel die Wahl auf die SAP SuccessFactors Work Zone – ein neues, innovatives Produkt auf dem Markt, durch welches Unternehmen verschiedene Anwendungen und Inhalte an einer zentralen digitalen Anlaufstelle bereitstellen können.

Der von Tchibo damit geplante Digitale Arbeitsplatz sollte innerhalb eines vorher definierten Zeitrahmens von fünf Monaten in die bestehende HR-Systemlandschaft eingebunden werden. Hier kam MHP als Partner für das Handelsunternehmen ins Spiel – denn für die Implementierung waren sowohl technisches Know-how als auch eine tiefgreifende Expertise in SAP-Architekturen und -Integrationsstrategien gefragt.

Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern und eine Basis für weitere Implementierungsprozesse schaffen: Mit diesem Ziel sollte die Einführung der SAP SuccessFactors Work Zone im HR auch als Fundament für die Ausweitung der SAP SuccessFactors Work Zone auf weitere Unternehmensbereiche dienen.

Strategische Partnerschaft: MHPs Rolle in der digitalen HR-Transformation von Tchibo

MHP stand Tchibo als strategischer Begleiter bei der digitalen Transformation der HR-Systeme zur Seite. Dank der auf jahrelangen Erfahrungswerten basierender Expertise in SAP HR-Themen, Architektur und Integration und der engen Zusammenarbeit mit SAP in der Vergangenheit erwies sich MHP als idealer Partner, um das neue SAP-Produkt erfolgreich zu implementieren und zu gestalten. 

Durch die Bereitstellung des technischen Know-hows und die Anwendung von DevOps-Prinzipien – einer modernen Methodik, die die Agilität in der Software-Entwicklung und IT-Operation fördert – sorgte MHP dafür, dass das Zusammenspiel der Systeme im Personalbereich optimiert wird. Mit umfassender Erfahrung in SAP-Architekturen und Integrationsprojekten gewährleistete MHP eine nahtlose, systemübergreifende Einführung der SAP SuccessFactors Work Zone sowie den Aufbau der sogenannten Workspaces, die parallel zur technischen Integration gestaltet wurden. Wichtig war den Projektbeteiligten dabei, die theoretischen Konzepte mit praktischer Anwendbarkeit in Einklang zu bringen.

Doch MHP unterstützte Tchibo nicht nur bei der technischen Integration, sondern auch bei der Schulung des Projektteams, das sich aus IT- und HR-Expert:innen zusammensetzte. Die Weiterbildungen des Teams waren darauf ausgerichtet, die Konzeption und Implementierung der Workspaces eigenständig umzusetzen. Dadurch kann Tchibo die Tools auch ohne den Projektpartner barrierefrei nutzen und künftig intern weiterentwickeln.

Dominic Jacobsmeyer, Senior Consultant HR Applications bei Tchibo, erklärt: „MHP hat das Tchibo-Projektteam in der Einrichtung und Nutzung der SAP SuccessFactors Work Zone geschult und im Laufe des Projektes zum eigenständigen Betrieb nach GoLive befähigt. Für aufgetretene technische Schwierigkeiten bei der Integration in die IT-Landschaft hat MHP Lösungsalternativen ausgearbeitet und uns in der Umsetzung tatkräftig unterstützt. So konnten wir mit einem erfolgreichen Projektergebnis live gehen.”

Tchibo kann dadurch den fortlaufenden, iterativen Entwicklungsprozess der SAP SuccessFactors Work Zone flexibel anpassen und konnte von Beginn an durch die Nutzung des eigenen Wordings und gängiger interner Begrifflichkeiten das System in der eigenen Tchibo-Sprache gestalten.

Gemeinsam stark: Der Co-Creation-Ansatz von Tchibo und MHP

Bei der Zusammenarbeit zwischen Tchibo und MHP setzten die Projektbeteiligten auf einen Co-Creation-Ansatz, der die Eigenständigkeit von Tchibo bei der künftigen Weiterentwicklung fördern sollte.

Dass diese Vorgehensweise ideal funktioniert, zeigte sich insbesondere in der Go-live- und Hypercare-Phase, in der Tchibo selbstständig arbeiten und dennoch auf Unterstützung durch MHP bauen konnte. Die enge Zusammenarbeit führt dazu, dass die Fachbereiche bei Tchibo bestens mit der Anwendung vertraut sind und den Rollout weiterer Bereiche künftig größtenteils eigenständig durchführen können.

„MHP hat uns mit enormem Einsatz dabei unterstützt, das neue Produkt SAP SuccessFactors Work Zone bei Tchibo einzuführen. Dabei waren wir eines der ersten Unternehmen, welches dieses Produkt nutzt. Das Projektteam erhält seither viel positives Feedback von den Usern und die Produktivität der Mitarbeitenden hat sich gesteigert. Die Zusammenarbeit mit MHP hat maßgeblich zu diesem Erfolg beigetragen.”

Dominic Jacobsmeyer

Senior Consultant HR Applications, Tchibo

Messbare Erfolge: Die Projekt-KPIs im Überblick

  • Umsetzungszeitraum: schnelle Umsetzung < 12 Monaten

  • Anzahl der User: ca. 6.000

  • Erfolgreiche Einbindungen: Integration von über 30 Self-Service-Szenarien

Blick in die Zukunft: Tchibo setzt auf fortlaufende digitale HR-Innovationen

Dass die Abschaffung der heterogenen Systemlandschaft bei Tchibo ein voller Erfolg ist, zeigen nicht nur die aufgeführten KPIs, sondern auch die stetigen Weiterentwicklungen, welche innerhalb des Unternehmens derzeit vorgenommen werden. So wurde nachträglich beispielsweise ein Chatbot integriert, der den Mitarbeitenden Unterstützung im Dialog mit dem System bietet.

Der neue Employee Experience Layer ist außerdem nur ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz der SAP SuccessFactors Work Zone bei Tchibo: Künftig kann der Digitale Arbeitsplatz auch in anderen Bereichen der Unternehmensgruppe Anwendung finden, wobei die Beteiligten von den gewonnenen Erfahrungen aus dem ersten Projekt profitieren können.

Auszeichnung mit dem SAP Customer Adoption Excellence Award

Den Projekterfolg spiegelte auch der im Dezember 2023 verliehene Customer Adoption Excellence Award von SAP wider, welchen Tchibo für die Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes mithilfe der SAP SuccessFactors Work Zone erhalten hat.

Das Empowerment der Key-User hat es Tchibo von vornherein ermöglicht, die neuen Tools effektiv zu nutzen und flexibel anzupassen. Die Einführung der SAP SuccessFactors Work Zone erleichtert den Mitarbeitenden außerdem den Umgang mit den für sie relevanten HR-System, Apps und Daten und sorgt so für eine positive Employee Experience. Durch die gelungene Zusammenarbeit zwischen Tchibo und MHP ist damit der Weg für die Integration der SAP SuccessFactors Work Zone in die gesamte Unternehmensgruppe geebnet worden.

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